La norma establece plazos de cinco días hábiles para informar a los trabajadores y prevé multas de US$500 por empleado no notificado, que se duplican si el incumplimiento es intencional.
Desde el 1 de octubre, los empleadores del estado de Washington deberán notificar por escrito a sus trabajadores cuando reciban un aviso de inspección federal de formularios I-9 y registros relacionados. La Segunda Ley Sustitutiva de la Cámara 2105, publicada por la Legislatura estatal, establece un plazo de cinco días hábiles para enviar la comunicación y fija nuevas obligaciones.
¿Cuándo debe el empleador avisar a los trabajadores?
La ley exige que el empleador envíe una notificación escrita dentro de los cinco días hábiles posteriores a recibir el aviso de una fiscalización federal de formularios I-9 y documentación asociada. La comunicación deberá llegar a cada empleado y a su representante autorizado, si lo tuviera.
El aviso debe incluir una copia del documento remitido por la agencia federal y la siguiente información:
- El nombre del organismo encargado de la revisión.
- La fecha en que la empresa recibió la notificación.
- Los registros solicitados y los demás objetivos conocidos de la inspección.
- El contacto de una organización estatal que informe y defienda los derechos de inmigrantes y refugiados.
Los datos deberán aparecer en inglés y en los cinco idiomas distintos del inglés más utilizados en Washington. La Fiscalía General será responsable de identificar y aprobar la organización incluida en el aviso.
La empresa tendrá que publicar la comunicación en un lugar visible donde habitualmente coloque información para el personal. El anuncio deberá permanecer allí hasta que concluya el procedimiento. También tendrá que enviarlo directamente en el canal de contacto utilizado de forma habitual. Las opciones contempladas incluyen la entrega en mano, el correo con constancia, el email o el mensaje de texto.
Procedimiento después de conocerse los resultados
El empleador tendrá otros cinco días hábiles desde la recepción del resultado escrito para informar a cada trabajador afectado y a su representante autorizado. La ley define como afectada a la persona que podría carecer de autorización federal para trabajar o cuyos documentos y formularios presenten deficiencias.
Asimismo, la empresa deberá proporcionar una copia del informe federal y explicar las obligaciones que surjan de la revisión. La notificación tendrá que precisar los problemas identificados, el período disponible para corregirlos y las posibles fechas de una reunión. El empleado tendrá derecho a contar con representación durante ese encuentro. Todos los datos deberán presentarse en el idioma utilizado habitualmente para la comunicación entre ambas partes.
Conductas prohibidas para las empresas
La normativa impide interferir, limitar o negar el ejercicio de los derechos reconocidos. El empleador tampoco podrá tomar represalias contra una persona por presentar una denuncia, participar en una investigación o testificar en un procedimiento. La prohibición alcanza las amenazas o decisiones basadas en el estatus migratorio del empleado o de alguno de sus familiares. Sin embargo, la legislación permite adoptar medidas exigidas por las normas estatales o federales.
Los empleadores no podrán imponer verificaciones o reverificaciones de autorización laboral superiores a las requeridas por la legislación federal. Las auditorías internas del formulario I-9 no serán obligatorias y, si se realizan, deberán respetar las disposiciones contra la discriminación y las represalias, además de los convenios colectivos aplicables.
Sanciones por incumplir los avisos obligatorios
La Fiscalía General podrá investigar posibles infracciones por iniciativa propia o después de recibir una denuncia. También estará facultada para solicitar documentos, testimonios orales y respuestas escritas, además de iniciar acciones judiciales.
Por cada empleado que no reciba una notificación ajustada a los requisitos, un tribunal deberá ordenar a la empresa el pago de una multa de US$500 a la Fiscalía General. La cifra se duplicará si el incumplimiento fue intencional.
Los trabajadores, exempleados, personas perjudicadas y organizaciones que los representen podrán presentar demandas privadas. La indemnización podrá alcanzar los daños reales o una suma equivalente a 40 veces el salario mínimo estatal por hora, por demandante y por infracción, según cuál resulte mayor.
Antecedentes legislativos
El gobernador Bob Ferguson aprobó la iniciativa el 30 de marzo. El Senado la había respaldado el 5 de marzo, con 27 votos a favor y 21 en contra, mientras que la Cámara de Representantes la aprobó el 11 de marzo por 58 votos contra 38. La norma fue presentada ante la Secretaría de Estado el 31 de marzo. La ley entró parcialmente en vigor el 11 de junio. Sin embargo, las secciones que regulan los carteles, avisos, prohibiciones, investigaciones y sanciones comenzarán a aplicarse el 1° de octubre.